Pułapki w wystawianiu faktur w KSeF – terminy i daty
Opublikowano: 31 MARCA 2026
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany w definicji momentu wystawienia i otrzymania faktury, co wiąże się z szeregiem terminów i potencjalnych pułapek dla podatników.
Data wystawienia a data wysłania oraz nadania numeru KSeF:
- Data wystawienia w trybie ONLINE: W standardowym trybie pracy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do KSeF. Kluczowym warunkiem jest tożsamość daty wpisanej przez podatnika w polu P_1 z datą faktycznej wysyłki pliku XML do systemu.
- Pułapka „daty z przyszłości”: System odrzuci plik XML na bramce, jeśli w polu P_1 zostanie wskazana data późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF. Nie można antydatować faktur w trybie online.
- Pułapka „przesunięcia północy”: Jeśli podatnik wyśle fakturę 1 lutego o 23:50, a system nada jej numer KSeF 2 lutego o 00:01, datą wystawienia pozostaje 1 lutego (dzień wysyłki), ale datą otrzymania przez nabywcę będzie już 2 lutego (dzień przydzielenia numeru). Ma to bezpośredni wpływ na moment odliczenia VAT u nabywcy.
- Tryb OFFLINE24 (Art. 106nda): Pozwala na wystawienie faktury lokalnie (datą wystawienia jest data z pola P_1), ale nakłada obowiązek przesłania jej do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.
- Terminowość w OFFLINE24: Jeśli data wysyłki faktury ONLINE jest późniejsza niż data w polu P_1, system automatycznie uznaje ją za wystawioną w trybie offline24. Należy jednak pilnować terminu „następnego dnia roboczego” – od 1 stycznia 2027 r. za spóźnienie będą grozić kary pieniężne.
- Blokada faktur korygujących: Fakturę korygującą do dokumentu wystawionego w trybie offline24 można wystawić dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
FAQ
Jest to data przesłania faktury do systemu KSeF, pod warunkiem, że jest ona zgodna z datą wpisaną przez Ciebie w polu P_1 faktury.
Nie. Wskazanie w polu P_1 daty z przyszłości względem momentu wysyłki spowoduje automatyczne odrzucenie faktury przez system.
Dla Twojego klienta (nabywcy krajowego z NIP) datą otrzymania faktury jest dzień przydzielenia jej numeru KSeF, czyli w tym przypadku 11. dzień miesiąca.
Musisz przesłać taką fakturę niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Nie. Numer KSeF jest nadawany automatycznie przez system po przyjęciu dokumentu i znajduje się w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Nie wpisujesz go samodzielnie do pliku XML wysyłanej faktury.
W KSeF nie ma możliwości anulowania ani edytowania faktury po nadaniu numeru. Musisz wystawić fakturę korygującą „do zera” na błędny NIP, a następnie wystawić nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi.
W przypadku podmiotów zagranicznych nieposiadających NIP, za datę otrzymania uznaje się datę faktycznego otrzymania faktury udostępnionej im poza systemem (np. e-mailem w PDF), a nie datę nadania numeru KSeF.
Tak. W przypadku ogłoszonej awarii KSeF, faktury należy przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Certyfikowana Księgowa
Aneta Bąk